Osjećate li prekomjerno? Ako jeste, onda, bez želje da dodate na svoje brige, sjetite se da je začarani krug. Prema britanskom studiju "Najzdravije radno mjesto", visoki stres i nedostatak tjelesne aktivnosti uzrokuju da industrije svake godine gube do 27 dana produktivnog vremena po zaposleniku. Obrazac je poznat svakom crvenom krvavom čovjeku koji se bavi teretom: gomilanje sastanaka znači da nema vremena za teretanu, a planirani večernji obrok pretvara se u Deliveroo u posljednji trenutak milosrđa. Problem? Visoka razina življenja i nedostatak tjelovježbe čine Jack neproduktivnim dječakom - i nakon još jednog dana sporog e-mail poruka i zastoja u dušama, problem je lošiji, a ne bolji. Vrijeme je za popravak.
Unesite Graham Allcott, bivšeg predsjednika Uprave i samozvane "ninja produktivnosti". "Ja nisam jedan od onih prirodno organiziranih ljudi", kaže Allcott. "Moj prirodni stil rada je sasvim suprotan: ljigav, idealan, ugodniji na strateškoj razini od razine" radi ", alergičan na detalje i nerealno o tome što je ostvarivo u određenom vremenskom razdoblju. Sve te osobine su, na svoj način, među mojim snagama i učinile su me uspješnim u stvarima koje sam učinio."
Dok Allcott kaže da igra ove snage, on ih također prepoznaje "kao slabe slabosti koje su. Promjenom vlastitih loših navika i razvijanjem snažnih, pozitivnih novih dobila sam mogućnost da pomognem drugima da rade isto. "Zamjenjujući upravljanje vremenom za upravljanje pozornost, bezobzirno s e-poštom i prekidom preopterećenja informacija, Allcott obećava, dobit ćete sve svoje posao završen i imat ćete vremena za kuhanje u serijama, pritisak na klupu i povremeni Netflix binge - i bolje ćete se osjećati ujutro. Vaš vrhunski krug započinje ovdje.
Uklonite stres
Stres je neizbježan - to je osjetljivo kemijsko reagiranje vašeg tijela na teške i opasne situacije. Vaš problem: mehanizmi koji su se razvili kako bi vas zaštitili od sabirovanih tigrova, nisu imali vremena za nadoknaditi instant messaging i uvijek na iPhonesu, a stalni priliv sitnih stresora je ubojica produktivnosti. "Bez obzira na to na kome radimo, naša razina adrenalina može nas potaknuti na nemogućnost", kaže Allcott. "Ali kad prijeđemo liniju od zdravih adrenalina u nezdrav, stresan i nesretan, odmaknemo od motivacije i zamaha da se ugušimo." Prepoznajte kada se to događa i moći ćete je popraviti.
Utvrdite okidače
Različiti ljudi dobro se suočavaju (i loše) s različitim situacijama. "Tri ključna stresna područja tipična za većinu ljudi su panika zbog preopterećenja radom, nedostatka jasnoće o tome što učiniti i o teškim odlukama", kaže Allcott. Uzmite pet minuta kako biste ocijenili od 1-5 koliko je zabrinjavajuća svaka od tih, i znat ćete gdje da se usredotočite na svoje napore.
Dobiti neku perspektivu
Lako je misliti da se svi drugi kreću brže od vas i ostvaruju više, pogotovo ako obraćate pozornost na njihove feedove u društvenim medijima. Razmislite o licu koju predstavite svijetu u odnosu na bilo kakve negativne osjećaje koje biste mogli imati, i zapamtite da drugi ljudi rade isto.
Obratite se tim pokretačima
Sada koristite svoj popis: što je prvi korak prema rješavanju stresora koje ste upravo zabilježili? Ako je nejasnoća oko ciljeva problem, primjerice, radite na njegovom razjašnjavanju - bilo da to znači sjediti sam ili raspoređivati sastanak kako bi ga razvrstali s kolegom. Ako je preopterećenje, napravite popis svojih različitih zadataka i odlučite što je najplodniji korak koji možete poduzeti na svakom od njih upravo sada.
Zagrljaj sukoba (kada morate)
Nitko ne voli sukob osim sociopata, ali ponekad je neophodan. Ostavljanje sukoba je ključni stresor. Ako se sada možete obratiti, učinite to. Mirno i pošteno, naravno.
Drži ga razigrano
Cilj za stanje razigranog, produktivnog zamaha gdje ste pozitivni, opušteni i kontrolirani. Zapamtite: jedina stvar koja se ovdje razlikuje od osjećaja naglašenog, zaglavljenog i zanosan je ono što se događa u vašem umu.
PREPORUČENO: Kako se nositi sa stresom na poslu
Organizirajte se
Ako je vaš radni stol hrpa papira i radne površine računala izgleda poput mećava, vrijeme je da se vratite. "Poput mnogih ljudi, sve manje i manje upotrebljavam referentne sustave za papir i volio bih doći do točke u kojoj sam doista bio bez papira - ali ima vremena kad će samo podnijeti papir", kaže Allcott. "Ideja za postizanje ureda bez papira čini mi se kao pogrešan cilj. Samo počnite s 'puno manje papira'. "Evo kako je to učinjeno.
Nemilosrdan
Baciti ili reciklirati bilo koji komad papira koji sadrži materijal koji je lako dostupan na webu, uključujući arhivirane novine ili časopise. Naglasite uspomene i stvari za koje je vjerojatno da će vam trebati fizičke kopije - potvrde, recimo i dokazi o adresi.
Imati 'dobre ideje park'
Ovo je vaše polje za odlaganje stvari za pregledavanje, pokušaj ili gledanje kada ste zaglavljeni za ideje za budućnost. To bi moglo biti popisi skrivatelja aplikacije ili samo dokument na temelju oblaka.Uključite podlogu za preporuke za glazbu / film / YouTube ako vam je potrebna zabava ili imate dodatnih deset minuta.
Pišite popise za provjeru
Za svaku redovitu aktivnost, oni će uštedjeti na prostoru mozga. Držite ih za svoj tjedni dućan, zadatke koje morate obaviti na tjednoj ili mjesečnoj osnovi, te za društvene stvari koje će inače biti gurnute na stražnji dio reda. Da, nazovi mamu.
Držite kalendar
Zvuči smiješno jednostavno, ali zapravo to radiš? Održavanje online rasporeda obveza čuvanja obveza oslobađa dragocjeni memorijski prostor koji biste inače koristili za praćenje njih. Ako ste zainteresirani za verziju papira, uzmite ga česte fotografije s telefonom.
Odlučivanje u praksi
Biti nemilosrdno u početku je teško, ali jednom kada se upustite u preopterećenje informacija, rješavanje e-pošte i upotrebu kontrolnih popisa, to će biti lako. Spustite ga - nagrade će biti isplative.
Budite produktivniji
Vaš stari popis obveza je osuđen na sud. "Jednostavno nam nije dovoljno da nam pruži agilnost za upravljanje različitim razinama složenosti koju susrećemo u našem znanju - od neposrednih akcija do onih stvari koje bismo mogli raditi, šire, na projektnim zadacima", kaže Allcott. "Jedan od razloga zašto popisi na popisu ne funkcioniraju je da često pokušavaju učiniti ono što biste trebali razdvojiti na dva ili tri različita popisa." Evo nove, višeslojne inačice.
Popis projekata
Projekt je bilo koji posao koji treba više od nekoliko koraka do kraja. Stvaranje novog telefona, recimo, nije samo jedna stvar: to znači istraživanje, usporedbe cijena, kupovina i telefonski pozivi. Vaš popis projekata trebao bi biti za stvari koje ne trebate svakodnevno raditi, ali trebat ćete podsjetnik da provjerite napredujete li - možda jednom tjedno. Za svaki projekt, odlučite o ishodu koji ciljate i kako ćete mjeriti uspjeh prije nego što ga zapišete.
Popis glavnih akcija
Ovo je vaš najveći, najdinamičniji popis i trebao bi sadržavati sve akcije koje biste mogli učiniti odmah za svaki projekt na kojem radite. Budite specifični, a ne općeniti: "uvježbavanje nacrta prezentacije i odlučivanje o konačnim izmjenama" bolji je od "završne prezentacije", na primjer. S ovim popisom, uvijek ćete biti jasno o tome što dalje. Usredotočite se na sljedeću akciju, a ne za onu koja zahtijeva unos drugih ljudi prije nego što ga možete završiti.
Popis svakodnevnih obveza
Ovo je fokusirani odabir s vašeg glavnog programa. "Mislite na popis majstorskih akcija kao kao ormar punu svu svoju odjeću i vaš dnevni popis obveza kao stvari koje ćete nositi danas", kaže Allcott. Zapišite ga na post-it bilješku ili označite nekoliko stvari kao "visoki prioritet" na kalendaru. Niste nadljudi, pa izaberite dvije ili tri najvažnije stvari i vozite zamah da ih obavite.
Prekoračenje informacija o krajevima
Ponovite vezu
Provjera e-pošte i društvenih medija utješi jer se osjeća kao da napreduje. Nije. Prvi korak: isključite svaki zvuk i grafiku koja vas nags provjerava nove e-poruke. Promijenite razmišljanje od "provjere" do "obrade". Svaki put kada otvorite mapu s pristiglom poštom, vaš cilj bi trebao biti obrada onoga što postoji, a ne jednostavno vidjeti je li nešto novo.
Koristite Ds
Vaša nova mantra: Izbriši, učinite to sada (ako vam je potrebno manje od dvije minute), učinite to kasnije, delegirajte ili odlučite da ne treba radnju, ali se može podnijeti - za buduću referencu ili da provjerite je li netko drugi slijedio.
Postavite e-poruku "smrtni red"
Premjestite svaku e-poštu starije od šest mjeseci u vlastitu mapu. Dodajte vrijeme u svoj kalendar u budućnosti šest tjedana, a ako do tada ne trebate te poruke e-pošte, izbrišite ih. Slično postavite filtar za brisanje e-pošte osoba koje su napustile vašu tvrtku.
Nemojte se opirati nad podmape
Trebate samo tri: akciju, čitanje i čekanje (dodajte @ ako je potrebno kako biste ih zadržali na vrhu strukture mape e-pošte). Radnja je za stvari koje trebaju radnju koja traje duže od dvije minute. Čitanje je za duže e-poruke koje ćete morati stići na kraju. Čekanje je za e-poštu gdje čekate da netko drugi učini nešto - i gdje želite uspješan zaključak. Ako vam nije stalo, nemojte se truditi pratiti ih.
Idi u tamu
Sada kada ste više organizirani, a ne provjeravajte svoju e-poštu kad god vam se to sviđa, učinite to u određenim vremenima. Jedan od mogućih pristupa je 50-50 - brzo skeniranje pristigle pošte u jutro, a zatim e-mail do popodneva, kada možete ići sve.Alternativno, postavite tri regularna vremena: rano ujutro, ručak i kraj dana, na primjer, ili, ako ste u posve reaktivnom poslu, dodijelite deset minuta jednom u satu, po satu.
Usredotočite se na pozornost
Zaboravite na upravljanje vremenom. U dobu informacija, gdje vaša pozornost ide, važnija je. "U 'radnim mjestima temeljenima na znanju - koje su zapravo jedini poslovi koji se odupiru automatizaciji - vi ste istovremeno šef i radnik", kaže Allcott. "Vi ste odgovorni za ne samo rad, već odlučivanje o tome što je rad i odlučivanje hoćete li reagirati na nove inpute promjenom vaših prioriteta." Rezultat: sukob, neodlučnost i odugovlačenje, jer je teško znati kada "šef "Ili" razmišljanje "i završava" radnik "ili" rad ".
Razumjeti pozornost
To je ograničen resurs od vremena. Lako je prepoznati da vaša pažnja nije uspjela ako ste na Twitteru šest sati dnevno, ali ako potrošite 80% svoje pozornosti na sastanke, nemojte se iznenaditi ako vam se više ne usredotočite na druge stvari. Zamislite pažnju, a ne vrijeme, kao svoju novu valutu i podijelite ga u proaktivne, aktivne i neaktivne faze. Nastojte učiniti najbolje što ste radili tijekom praska proaktivnosti, i spasiti grunt posao za neaktivno vrijeme.
Izradite svoj raspored
Na papiru izradite prosječni dan: vrijeme početka i završetka, pauze i sve radnje koje obavljate prije ili nakon zakazanih sati. Radite kad ste najočigledniji ili sporiji - jeste li spori starter ili trom nakon ručka? Zabilježite sva iznenađenja i isprobajte najbolje vrijeme za složene ili teške zadatke. Nemojte gubiti vrijeme s najplodonosnijim nastojanjima da biste ulovili fakture i mijenjali patrone pisača.
Razmislite 'šef mod' i 'način rada'
Držite se razmišljate i rade odvojeno i poboljšat ćete oboje. Zaključite ključne odluke, planiranje projekta i kreativno razmišljanje za najaktivnije vrijeme - odmah nakon prve jutarnje kave, recite. Dnevne odluke mogu pričekati manje produktivna vremena i spasiti stvari poput čišćenja pristigle pošte ili pisaćeg stola za neprozirnost nakon ručka.
Zaštitite svoju pozornost
Postoje dvije glavne vrste odvoda na vašu pažnju: unutarnje i vanjske. Prethodno je lakše upravljati: odgovoriti na e-poštu u serijama umjesto da stigne i dodijeliti vremena u kojima možete proći internet. Vanjski odvajanje pažnje je teže, ali - ako se možete maknuti s njim - izbjegavajte nepotrebne sastanke i prebacite telefon na samo u određeno vrijeme, a ne stalno ih je moguće dohvatiti. Ako možete, povremeno radite s kafićima - ne postoji ništa za napraviti, nego pijete kavu i obavite svoj najbolji posao.
Izradite "džepove za pozornost"
To znači pronalaženje puta tijekom vašeg dana gdje ništa ne radite. Držite fizičke i digitalne datoteke za čitanje - novčanik A4 i Instapaper app to će učiniti - tako da možete uhvatiti za vrijeme prijevoza ili stanke. Jednom kada je to druga priroda, pokušajte s "razmišljačkim popisom", nizom velikih odluka koje ste sinkronizirali s telefonom na koje možete upućivati kada čekate red čekanja za samoposluživanje.
Zaustavi više zadataka
Višezadaćnost je upravljanje 90-om - glasi glupost. Prisiljavajući vaš mozak da se prebaci iz jedne stvari u drugu, zaista se samo koristite puno mentalnog napora na vrijeme postavljanja i odvlačite se od toga da radite (i završite) stvari. Monotasking, s naglaskom na jednu stvar u isto vrijeme, je rješenje.
Otiđite od ureda
"Vaša radna okolina može biti puna prekida i buke - pritisnuta, izazovna, otvorena i frenetična", kaže Allcott. "Vaša najbolja proaktivna pažnja možda će se trebati odvijati izvan ove lokacije." Disciplini svog šefa u prihvaćanju objašnjavajući da morate raditi od kuće ili kafića na jedan dan - a zatim provjerite da li radite neke od vaših najplodnijih radova taj dan.
Prikupite dobre ideje
Imajući načine za hvatanje dobrih ideja, a da ih ne oduzme, ključ je. Održavanje vašeg Twitter "Like" gumb za stvari koje želite referencirati je jedna od mogućnosti. Korištenje vašeg telefona za skeniranje ili otvoreni dokument na Google disku su drugi.
Raspored odugovlačenja
Treneri produktivnosti zaklinju se timerom Pomodoro, nazvanim po tim timerima u obliku rajčice popularnih u high-end kuhinjama. Pronađite besplatnu uslugu na tomato-timer.com i koristite ga za zakazivanje redovnih 25-minutnih komada neprekinutog rada, s pet minuta zakašnjenja između Twittera / Instagram / Angry Birds.
Manje sastanaka
Ljudi su društvene životinje, tako da sastanci izgledaju kao produktivno korištenje vremena. Također, neki ljudi uživaju u kekse i neučinkovitosti. Ovo je vaša alternativna strategija upravljanja.
Otmičari
Provjerite svoje sastanke jedan-na-jedan i pošaljite e-poruku koja traži dopuštenje da pop nečiji stol. Ako ne reagiraju (ili vas izbjegavaju), samo se pojavite na svom stolu - ako ništa drugo ne bi htjeli riješiti vas, smanjujući padding koji čini sastanke na sobi.
Pokušajte s MBWA
Upravljanje po pješačenju je konstruktor za ljude koji su kratko na vrijeme: hodajte između odjela zgrade dva ili tri puta tjedno, ako nose bilježnicu ako je potrebno za hvatanje bilo kakvih akcija ili ideja koje trebate slijediti.
Razmislite o razini neba
Problem s većinom sastanaka je da su usmjereni na detalje, a ne na veliku sliku. Kada su neizbježni, upotrijebite ih da biste se usredotočili na pitanja poput "Što je važno ovdje: kvaliteta ili cijena?" Ili "Koji je opći pristup?" Jednom kada se veliki materijali odlučuju, pravilne će radnje slijediti prirodno.
Kako biti ninja produktivnosti: brinite se manje, postići više i voljeti ono što radite Graham Allcott je sada dostupan (Icon Books, 8,99 HRK), kupiti na Amazonu
