Svi se volimo stenjati nakon dugog, napornog dana na poslu - ali duboko znamo da bi, ako bi bili samo bolje organizirani, stvari ne bi bile tako loše. Bili bismo spremniji za zadatke koji su nas bacili, sposobni su nositi se s neočekivanim komplikacijama, a manje je vjerojatno da će se panici pojaviti kada dođe do krajnjeg roka.
Švedski poslovni guru David Stiernholm to također zna, i zato je on struktör - netko tko pomaže ljudima da se bore za svakodnevni poremećaj, dopuštajući im da razviju pozitivne navike i bolje usredotoče.
"Ljepota strukturiranja je da čak i najjednostavnije i najmanji promjene često imaju velike učinke na produktivnost - da ne spominjemo pozitivne emocionalne i mentalne učinke", kaže Stiernholm.
On koristi ta načela u poslovanju, ali se može primijeniti na bilo što od izrade programa obuke za planiranje događaja ili pisanje knjige. Slijedite njegov plan osam točaka da zamijeni kaos s strukturom.
1. Dovedite svoj plan na mjesto
Poboljšanje vaših navika trebalo bi se smatrati projektom poput bilo kojeg drugog. Dakle, vaš prvi zadatak je da se odlučite za osam polusatnih vremenskih utora kada ćete raditi na projektu strukture - poput sastanaka, samo s tobom. Prvi utor je onaj u kojem planirate sljedećih sedam, pa čestitamo, već ste na pravom putu!
Na ovom prvom sastanku pronađite način da se nagradite dok napredujete kroz program. Ako postoji neki gadget ili stvar koju želite, napravite voucher, podijelite ga u osam tokena i dajte sebi znak svaki put kad dovršite odjeljak. Ili imajte vidljiv zaslon na kojem označite točke. Jedan od mojih klijenata je dobio kutiju izvanrednih utakmica i napisao je sub-cilj na svakom od njih. Za svaki cilj koji je postigla, ona je upalila utakmicu i uživala u osjećaju postignuća dok je utakmica izgorjela.
2. Odaberite svoj alat
Gdje zapisujete zadatke koje morate učiniti? Možda su neki od njih e-poruke označene kao nepročitane ili označene, s više na Post-Its ili u bilježnici, dok su još više u nekoj vrsti popisa za popis obveza. Ovo je uobičajena pogreška. Što više mjesta imate za bilješke, to će teže identificirati ono što vam je potrebno da se sada usredotočite.
Nabavite komad papira i zapišite sve što morate učiniti dok vam oni dolaze na pamet. Započnite s onim što morate raditi danas, ovaj tjedan i tako dalje, i nastavite s vremenom što je korisno.
Odlučite odakle ćete sada zadržati sve zadatke koje morate obaviti. Nije bitno je li to digitalni alat kao što je Outlook ili bilježnica ili čak ljepljive bilješke na ploči. Kad sve vaše zadaće budu na jednom mjestu odmah ćete znati što treba učiniti i kada - i da ne propustite ništa ključno ili hitno.
3. Pojasnite svoje zadatke
Jednom sam radio s modnim poduzetnikom koji je izvorno bio primalja. Jednog dana je posjetila majka koja je imala neobičan osip na trbuhu. Moj klijent je mislio, "Stvarno bismo trebali paziti na to" i napisao "Važno! Trbuh! "Na ljepljivu bilješku, zalijepite je na prednji dio pacijentovog medicinskog zapisa. Nakon nekoliko dana pronašla je rekord pacijenata u hrpi. Vidjela je još nekoliko trbuha i sad se nije mogla sjetiti što je mislila. Đavao je u detalje prilikom izrade zadataka za obavljanje posla.
Prođite kroz svoj popis i konkretno i temeljito formulirajte pojedinosti svakog zadatka. Ako prvo morate napraviti jednu stvar i drugu prije nego što možete provjeriti zadatak iz popisa, podijelite ga u dva zasebna zadatka. Pobrinite se da svaki zadatak sadrži glagol, i čuvajte se glagola poput "popraviti", "uvjeriti se" i druge nejasne opise onoga što namjeravate učiniti - mogli biste zamrznuti cijeli projekt iza nejasnih fraziranja.
4. Izradite svoje kategorije
Vrijednost jednog popisa obveza je jasna. Nedostatak je što gledanje na dugi popis vaših zadataka može se činiti neodoljivima. Ovdje dolazi dobra struktura: kategoriziranjem izbjeći ćete nepridržavanje gledajući zadatke za koje trenutačno niste zainteresirani, a lakše ćete se usredotočiti na zadatak koji je pred vama.
Gdje trebate fizički biti u cilju obavljanja zadatka? Koliko će vremena trajati zadatak? Kada se zadatak treba dovršiti? Na primjer, ako se 20% vaših zadataka može obaviti tijekom mijenjanja, vidjet ćete samo petinu cijelog popisa kada ga provjerite na vlaku.
Alati za digitalni popis obveza omogućuju kategorizaciju zadataka označavanjem okvira ili pomoću oznaka ili oznaka. Ako je popis obveza u fizičkom formatu, možete upotrijebiti pisane simbole, podijeliti bilježnicu u odjeljke pomoću kartica ili razdjelnika ili jednostavno upotrijebiti olovke za označavanje. Započnite tako da odaberete samo jedan način kategorizacije vaših zadataka i dodajte više kategorija postupno - inače ćete ovu metodu shvatiti kao teškom i složenom te se vratiti na sjećanje na stvari umjesto da ih zapišete (jer "to je samo brži način" „).
5. Uzmite si vremena za recap
Neočekivane stvari se događaju cijelo vrijeme - i kada to rade, rasporedi i planovi se poremeti. Mi namjeravamo napraviti promjenu i stvoriti ambiciozan plan za to, ali nešto nepredviđeno baca nas izvan tečaja. Zadaci za koje se ranije smatra da su prioriteti mogu iznenada više biti toliko važni kao novi, hitniji zadatak.
Opasnost je da se osjećate obeshrabreno umjesto da ste motivirani i zaključite da se radna situacija jednostavno ne može promijeniti.Zato trebate učiniti sve kako biste očekivali neočekivano. Umjesto novog zadatka strukturiranja, tretirajte ovo mjesto kao "rezervni" i iskoristite ga kao priliku da se vratite na stazu ako ste zaostajali sa bilo kojim od prethodnih zadataka.
6. Potražite Millstones
Kontrola zadataka s vašeg popisa redovito vam omogućuje da doživite žurbu da ste poduzeli još jedan korak i ostvarili nešto. No, većina ljudi ima neke zadatke koji ostaju na popisu dana, tjedana ili čak mjeseci. Oni samo sjede, fermentiraju i pere frustracije, a ja ih nazivam "mlinovima". Svaki put kada ih vidite nedovršen, osjećate se nezadovoljni, a popis gubi neku vrijednost. Osim toga, što duže odstranite, to je teže započeti.
Pronađite svoje mlinove i za svaki, formulirajte sljedeći mogući korak kao zadatak. Neka bude mala, toliko mala da se osjećate gotovo neugodno da to napišete na svom popisu obveza, a onda će vam biti lako učiniti, a vi ćete biti na putu, osjećaj motiviranosti - što je puno bolje nego zaglavljeno i pasivno. Možete čak dobiti takav poticaj da se osjećate kao da se borite jedan ili više svaki dan.
7. Vrijeme da se pojednostavnjeno
Mnogo je mjesta za spremanje dokumenata. Ako su fizički, mogu biti u časopisnim datotekama, vješalicama, pristigloj pošti na vašem stolu ili samo gomile; ako su digitalni, mogu biti na radnoj površini, na zajedničkom datotečnom poslužitelju, na USB memoriji ili u oblaku … ili u više verzija bilo kojeg od njih.
Možda znate svoj put oko njih, ali ako ste ikada daleko ili bolesni, nitko drugi neće. Druga je opasnost distrakcija - što više datoteka ili hrptava imate, to je vjerojatnije da ćete ih zamisliti dok radite na drugom i razmišljate o nečemu drugom što trebate učiniti.
Odaberite jedan (ili poželjno više) od tih mjesta za pohranu. Zatim izaberite tri od onoga što spremate na tom mjestu. Onda je spremite negdje drugdje ili, još bolje, bacite je. Trenutačno ste jednostavniji.
Studija je objavljena u Harvard Business Review pokazalo je da u osmosatnom radnom danu izgube oko 70 minuta. Ako možete smanjiti taj gubitak vremena za samo desetinu, vraćaš se protuvrijednost od 3½ radnih dana u godini.
8. Pogledajte natrag gledati naprijed
Na taj ćete način shvatiti mnogo stvari o načinu na koji radite i to će vam dati vrlo važan alat za strukturu: predviđanje. Ako možete izraditi tijeku rutinu koja vam odgovara, moći ćete predvidjeti nadolazeće događaje.
Odlučite koliko često trebate pauzirati i pregledati svoj popis i kategorije, kada to učiniti, tako da najbolje odgovara vama (petkom tako da možete "zatvoriti" tjedan i opustiti se tijekom vikenda ili ponedjeljkom da biste proaktivno počeli tjedan?), i rasporediti te utore. Napravite popis o tome što ćete proći tijekom njih. Naći ćete da vam to daje veću zemljopisnu širinu - što znači da nećete biti uhvaćeni u skorim rokovima i manje ćete vjerojatno završiti stvari u posljednjoj minuti.
Super strukturirani: Kako nadvladati kaos i osvojiti povratak David Stiernholm je sada out, RRP £ 12.99 (LID Publishing). Kupi na amazon.co.uk
Strategije ubojstva za nadgledanje vašeg popisa obveza
Svijet rada se mijenja, prema Alexandra Cavoulacos i Kathryn Minshew, osnivači online karijere The Muse i autori Nova pravila djelovanja, Slijedite njihove savjete kako biste brže pratili napredak u karijeri i pronašli više vremena za obavljanje onih stvari koje volite.
Pobijediti ratu protiv vremena ne radi se o pokušaju stotina online alata koji tvrde da pomažu profesionalcima da budu produktivniji. Da, ti alati mogu pomoći, ali u osnovi, radi se o preispitivanju načina na koji upotrebljavate vrijeme. I ovo počinje svaki dan s načinom na koji organizirate svoje zadatke.
Mreža za zapošljavanje LinkedIn sastavila je anketu koja je otkrila samo koliko je naših profesionalnih popisa obveza potrebno preoblikovanje. Ispada da smo izvrsni u navođenju onoga što trebamo učiniti, ali nije tako dobro da ih zapravo radimo. Zapravo, gotovo 90% stručnjaka priznaje da ne mogu izvršiti sve zadatke na svom popisu obveza do kraja prosječnog radnog dana. Dakle, ako ste bolesni da se svaki dan bavite istim popustljivim popisima - i dolazite kratko - ovdje su četiri ključne strategije za promjenu svega toga.
1. Držite jedinstvenu Master-to-Do list za rad
Budimo iskreni: ako ste željeli dobiti cjelovit pregled svih zadataka koje ste sada trebali učiniti za posao, šanse su da niste mogli pronaći sve na jednom popisu. Umjesto toga, vjerojatno imate nekoliko Post-here ovdje, spremljen nacrt u svojoj e-pošti, bilješke napisane u stickies na vašem računalu, a možda i jedan popis ili dvije na telefonu, zar ne? Ali ako je cilj zapravo da sve bude učinjeno, potrebno je imati jedno mjesto za zadatke vezane uz posao. Zato izaberite svoju metodu izbora i počnite konsolidirati.
Popis može biti rukopis unutar vašeg pouzdanog planera, dokument koji čuvate na radnoj površini, aplikacija na telefonu ili bilo što drugo - nije riječ o mediju, već o procesu razmišljanja.
Samo provjerite je li ono što koristite, možete dodati svoj popis s bilo kojeg mjesta. To znači da ako upotrebljavate aplikaciju za stolna računala, trebate postaviti sustav za snimanje dokumenata koji se pojavljuju dok ste udaljeni od računala, kao što su zadatke koje ste dobili tijekom sastanka ili telefonski poziv sjećate se za vrijeme vašeg putovanja kući koju trebate napraviti sutra.
Naša je želja poslati e-poštu tim podsjetnicima na sebe, a zatim izbrišite e-poštu nakon što ih prenesemo na glavni popis.No, jednostavno ih pišući na ljepljive bilješke i transcribing ih na datoteku radi previše.
2. Slijedite pravila 1-3-5
Jedan od načina na koji smo transformirali ne samo našu produktivnost već i naš cijeli tim na TheMuse.com je slijedeći Pravilo 1-3-5, koje je Alex razvio. Evo stvar: u bilo kojem danu, pretpostavimo da možete ostvariti samo jednu veliku stvar, tri srednje stvari i pet malih stvari, a suziti svoj popis obveza tih devet stavki.
Zvuči zastrašujuće? Pa, to je, u početku. Ali sviđa vam se ili ne, imate samo toliko mnogo sati na dan, a vi ćete dobiti samo konačan broj stvari. Prisiljavajući se za prioritet stvaranjem 1-3-5 popisa znači da će stvari koje ste ostvarili biti ono što odlučite raditi, a ne one koje se dogode.
Naravno, broj zadataka može biti fleksibilan. Na primjer, ako provodite mnogo vremena na sastancima, možda ćete morati smanjiti broj zadataka. Ili ako je vaš položaj onaj gdje svaki dan donosi puno neočekivanih zadataka i zadataka, možete pokušati ostaviti prazan medij i dva manja zadaća u pripremi za zadnje minute zahtjeve vašeg šefa.
To ne znači da morate ograničiti svoj popis obveznika na samo devet stvari. Umjesto toga, trebali biste zadržati dvije vrste popisa: jedan veliki "sudoper" sveobuhvatan popis svega što morate napraviti u nekom trenutku (sve na jednom mjestu), a drugi koji je kraći i daje vam marširanje naloga za ono što treba dobiti učinjeno je danas.
Preporučujemo da prije odlaska iz posla navečer odvojite nekoliko minuta kako biste definirali 1-3-5 za sljedeći dan, tako da ste spremni za jutarnje trčanje.
Planiranje unaprijed kao što je to također znači da ćete moći upoznati razgovore s vašim upraviteljem kada on ili ona padne nešto novo na vas, što treba odmah izvršiti, kao i alate za ponovno određivanje prioriteta vašeg drugog posla. Na primjer, kada se iznenadna prezentacija spusti u krilo, pokušajte, Naravno, mogu to doći do tri sata, ali izvještaji za Q1 neće biti spremna sve do sutra, jer sam zakazao vrijeme za rad na tome danas „.
3. Dovršite jednu važnu zadaću prije ručka
Ovo može biti teško, ali radi. Uzmite jedan od vaših velikih ili srednjih zadataka i riješite se prve stvari ujutro, čak i prije provjere e-pošte, ako to možete. Vjerujte nam, nema boljeg osjećaja nego prijeći glavnu zadaću prije ručka.
Stručnjak za motivaciju i autor Brian Tracy naziva "jedući tvoju žabu", klimajući glavom slavnoj marki Mark Twain: "Jedite živu žabu ujutro i ništa vam se neće dogoditi ostatak dana".
Kathryn često identificira svoje "žabe" sljedećeg dana - najteže zadaće ili one koje zna da će uživati najmanje - noć prije. To joj pomaže duševno pripremiti da im se riješi ujutro i ona ju čuva od stavljanja ih do sljedećeg dana, a zatim sljedeći dan.
4. Blokirajte svoj kalendar
Ako ustanovite da uvijek precijenite koliko se možete ostvariti u jednom danu, pokušajte dodijeliti vrijeme za svaku vašu aplikaciju na kalendaru, baš kao što biste to učinili prilikom zakazivanja sastanaka. Nakon što definirate zadatke na popisu obveza ili 1-3-5, pokušajte ih zakazati, blokirajući odgovarajuću količinu vremena za svaku od njih.
Važno je biti realan o tome koliko dugo će svaki od njih doista poduzeti. Pisanje te važne poruke e-pošte klijentu može potrajati 15 minuta, na primjer, dok priprema strategije Q1 za vaš tim može zahtijevati nekoliko sati.
Lako je, ali je opasno pasti u zamku ostavljanja kritičnih radnih proizvoda da se prebaci na trenutke preostale između sastanaka. Kao što je rekao ekonomist John Kenneth Galbraith, "Sastanci su neophodni kada ne želite ništa učiniti".
Ako vaš opis posla nije samo za sastanke (i nagađamo da nije), blokiranje vremena je odličan način da se osigneš vrijeme za pravi posao: stvari koje pokreću posao i klijenti plaćaju tvrtku da izrađuju,
Kada to pokušate, pobrinite se i da blokirate vrijeme u kalendaru kako biste privukli e-poštu, brainstorming ili druge važne zadatke usmjerene na isporuku. Ako vam to dopusti, pokušajte blokirati jedan sat ujutro i jedan sat popodne da biste radili putem svoje pristigle pošte - a zatim se disciplinirate da ne provodite vrijeme između rukovanja e-poštom, kada biste planirali raditi na nečem drugom,
